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重视藏品建档后的补充和完善 |
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掘利用，只有很少的一部分被陈列展出，而这些被展出的藏品又是展览的基础，常常被专题展览、巡回展览、出国展览、外单位借出等用到。使用频率高的藏品，其损耗和损坏的几率也高，特别是用在巡回展览和出国展览的藏品，还要经历包装、装箱、运输等环节，更增大了藏品的风险。发行图册或对外宣传也需要提取藏品进行拍照和摄像。拍照和摄像用的闪光灯或强光灯对藏品是有损害的，藏品被过多地拍摄，其颜色也会发生变化。藏品损耗是一个日积月累的过程，当藏品现状发生变化时，每一次的使用记录就可为科研人员提供数据，帮助他们分析判断藏品现状改变的原因，采取合理有效的措施对藏品进行修复。因此，藏品使用记录作为补充材料存档是十分重要的。
２、藏品的损坏记录
藏品的损坏有两种情况：一种是自然损坏，另一种是非自然损坏。自然损坏是无法抗拒的，非自然损坏是可以避免的。如果发生了藏品被损坏的情况，这个经过就一定要有文字记录在案。
３、报刊、杂志发表的与藏品有关的报道
有的藏品入藏后，仍有很多报刊、杂志继续作宣传报道，例如：国家博物馆收藏的神州六号航天飞船返回舱、降落伞、宇航服等文物，相关的资料、媒体报道非常多，不可能全部存入藏品档案。我们就主要收集了《信报》出版的特刊，上面刊登了许多与神州六号航天飞船有关的内容，并把它整理存档。这些补充资料不仅大大丰富了藏品档案，也为藏品以后的研究和使用提供了强有力的文字保障，是不可多得的档案资料。
有些藏品征集入馆时背景资料并不多，后来我们发现新材料，及时补充到档案里。例如：国家博物馆收藏有张志新烈士的遗物。２００５年，我们在《文摘报》上看到一篇《终有一天见天日》的文章，讲述的是连环画作品《张志新》为什么在２６年后的今天才得以在中国美术馆展出的原因和四位作者创作该作品的经历，我们不仅把这篇文章剪下存档，还在该文中发现了其他线索，循着这条线索查找到当年的报纸，复印了１９７９年５月２５日《人民日报》刊登的题为《敢为真理而斗争》的长篇报道；复印了同年《光明日报》从６月５日开始，在三个多月的时间里相继刊发的《一份血写的报告》、《走向永生的足迹》、《她是名副其实的强者》等报道，这些补充材料极大地丰富了原有藏品档案，使藏品更加生动、立体，为以后办展览、研究藏品以及对外宣传教育提供了充实的文字资料，让后人从另一个侧面了解文革那段历史。
还有一些藏品入馆时没有文字材料。例如：国家博物馆１９７４年收藏的当年小学生黄帅为反映本校教育革命问题给《北京日报》编辑部的信，该文物入馆时没有文字资料。２００５年，《文摘报》刊登了《今日黄帅》一文，介绍了黄帅给《北京日报》编辑部写信的-背景，还介绍了已步入中年的黄帅的近况。这篇文章作为补充材料存入档案，是想告诉人们文物本身及其作者曾经有过的那段经历，通过那段经历去了解当时的社会状况，文章填补了该藏品档案没有文字记录的空白。
４、捐赠者或其家属来馆看文物的活动记录
捐赠者或其家属来馆看文物一般有两种情况，一种是捐赠者或家属应邀参加展览开幕式，当看到自己捐赠的文物在展览中出现时，会很激动，会很细致地看每一件展品。另一种情况是捐赠者或其家属多年后来馆看看文物，了解所捐赠文物现在的状况和保管的环境。有的提出要求，希望为他们提供所赠文物的照片或复制品，一般情况下我们都给予满足。可惜，这些过程在我们的藏品档案里都没有留下记录，后人无法查证国家博物馆为捐赠者提供藏品拍照和藏品复制的数量及去向。
５、藏品的消毒、清洗、装裱和复制记录
藏品入藏后，有些文物使用频率高，特别是有机物藏品，需要及时消毒或清洗（干洗），才能归还进库。有的藏品清洗后，藏品现状会有变化；有的纸质藏品已严重缺损、磨损，需要重新装裱，装裱后的藏品现状也会有变化。藏品复制也是文物保管中的一项基础工作，藏品复制的数量及去向应该有严格的记录，这些工作我们做得很不够。
综上可见，文物被收藏后，在保管和使用的过程中会发生各种不同的情况，及时地记录这些情况补充到藏品档案中，是藏品档案保管最基础的但又不容易做完整的工作。在我们以往的工作中，有很多值得收集和记录的信息没有被完整地记录在藏品档案中。工作实践证明，忽视进一步建立健全藏品档案，会为藏品保管工作带来一定的损失。国家博物馆为了使文物能在未来的年代里发挥出更重要的作用，正在不断探索与寻求管好藏品、用好藏品、完善档案、提高藏品档案质量的新路子。藏品档案的建立与完善正逐渐成为藏品保管工作的一项经常性业务，研究藏品档案的作用，摸索藏品档案管理的特点，有效发挥藏品档案在藏品研究、陈列展览、社会宣传等方面的作用，是我们补充和完善藏品档案的努力方向。
2006年8月25日第六版
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