划过程，以及社会效果，都要通过展览档案来记载和反映。一份全面细致的展览档案是对整个展览工作的动态记录，它真实地反映了一项展览的主题思想、设计水平、社会反响。如果缺乏这一过程的记载，那么陈列工作就是不完整的。因此，从长远的观点来看，完备的展览档案，从一个侧面记录了博物馆的发展。
其次，做好展览档案可以指导今后的工作。展览档案既是对过去工作的经验总结，也是今后工作的宝贵资源。一个艺术水平高、观众反响好的展览，不仅是展览策划人员的艺术创新，也是过去成功经验的累积。完善的展览档案可以为展览策划人员提供成型的参考资料，通过对以往展览档案的分析和借鉴，策划人员可以汲取有益的设计和宣传经验，而尽力避免或调整以往展览的遗憾。对展览档案的充分利用，不仅减少了策划人员对新展览全盘设计的工作量，而且通过总结和借鉴，可促使展览水平不断提高。
第三，展览档案有助于保护展览创作人员的知识产权。博物馆的每一项展览都凝聚了策划人员的心血与智慧，都具有文化作品性质，享有知识产权。一旦发生剽窃行为，展览档案就可以提供相关的依据。从这个意义上讲，加强展览档案的规范化管理有助于保护博物馆的知识成果和合法权益。
展览档案的内容
目前多数博物馆的展览档案分散保存，内容不全面，管理不规范。完备的展览档案从时间顺序上讲，应从展览的选题、立项、论证直到展出后的各项重要活动。从资料的介质上讲，应包括文字、图片、声像以及电子文档。在档案中文字资料固然很重要，但是照片、声像资料也不应忽视，这些资料可以形象、直观地反映陈列的整体效果。随着信息化的发展，电子文档也应该成为档案的一部分，它具有融文字、照片、声像于一体、占用空间小，保存时间长久、便于存取和查阅等优点。从展览档案的类型上讲，可分为自办展览档案和引进展览档案，前者内容复杂，后者相对简单。
自办展览档案内容：
１、展览立项过程中的报请审批文件、选题论证纪要
博物馆的基本陈列关系到博物馆的长远建设，因此需要充分考虑各种因素，在选题、内容的科学性以及艺术风格上，往往要经过多次研讨、论证才能确定。这期间提出的不同方案和修改意见、会议纪要、报请审批文件等资料，清晰地反映出展览选题确定的思路和过程。
２、展览大纲和布展方案
这是展览档案的重要组成部分，大纲记录了展览的内容，布展方案反映了展览的形式设计。归档材料应该包括定稿的展览大纲、展览方案文本、平面设计图、立面设计图、选定的展品清单、图录及审定意见。同时，对存在不同意见的初稿或修改稿，也应归档。
３、展览经费的来源和使用情况
这部分主要包括该项展览所需费用及相关合同。
４、施工情况
这部分主要包括两方面的内容：一是与设计单位和施工单位签订的相关合同和审批手续。二是对工期、材质、施工中难点的详细记录及施工现场照片。这些资料可以为以后修整提供参考。
５、展出效果照片及影像
这些资料反映了展览的动态效果，是展览档案中必不可少的重要内容。
６、宣传材料
展览的成功与否，一方面取决于展览的内容与形式设计，同时与对外宣传的效果也密切相关，因此宣传材料也是展览档案中不可缺少的一部分。主要包括：展览宣传海报、介绍、广告，以及广播、电视、报纸等媒体对该展览的报道。
７、与展览相关的各项活动内容
具体内容有开幕式的详细资料，包括领导讲话，来宾名单等，同时还应注意搜集展出期间具有代表性的场景照片及影像，如重要领导和社会名流参观、集体参观等场景。若进行巡展，还应包含巡展过程中的各种资料。这些资料能反映出展览的社会效果，是展览档案的重要组成部分。
８、讲解词
讲解虽然属于群工部门管理的范畴，但它是更好地实现展览目的的重要手段，所以也应同时留档。
９、重要领导或社会名流的题字、题词和观众留言
这些也是重要的档案资料，有时，它们也可能成为展品的一种。应该整理或复制、缩印后存档。对一些具有纪念意义的展览，观众往往写一些观感文章，发表在报刊上，业务人员应注意搜集、整理，这些资料是对展览评价的文献资料。
１０、展览总结
每一项展览结束后，应该进行必要的总结。包括展览期限、观众人数、门票收入，社会效果及经验教训。对基本陈列可以进行阶段性的总结。
引进展览的陈列档案
纵观一个博物馆的发展，引进展览也是博物馆陈列工作的一部分，引进展览的档案也应该健全。其档案内容相对简单。主要包括：展览报请审批文件、双方签订的意向书、合同、反映展览效果及重要活动的照片和影像资料、展品清单和图录、展览的宣传资料、媒体的相关报道以及展出时间、观众人数、展览面积等。
以上这些，仅是目前展览工作中比较普遍的档案内容，相信随着展览方式和展览水平的不断提高，展览档案的范畴也将不断扩大和深化。
展览档案的管理
展览档案的管理既要遵循档案管理的共性要求，也要兼顾展览档案的个性需要。要想建立健全展览档案，必须从思想上提高对展览档案重要性的认识，要制订严格的展览档案制度，并有专人负责，一项展览往往不是一个部门独立完成的，因而，资料可能分散在几个部门，这就需要有人负责统一归档。同时在工作中还要注意资料的积累，这是目前展览档案管理工作中的薄弱环节，一些展览内容、形式设计都很好，宣传活动也搞了，但留下的资料却很少，或者资料分散，结果需要时找不到。总之，管理展览档案应注意以下几方面：
１、 展览档案应该全面、真实、客观地反映展览工作的详貌。这是展览档案能否发挥借鉴作用的关键。因此在组织档案的过程中，既要保存成功经验，观众好评，也要保存批评意见。但是，也不是所有资料都如数归档，要注意选取具有典型意义的资料。
２、 展览档案应按立项、实施、展出、总结四个层次组织。不必完全按时间顺序，避免做成流水账。
３、依据不同层次设计分卷、分类入档，并制作索引。展览档案涉及的内容繁杂，存档资料规格不同，形式各异，这就增大了管理难度。对此，档案管理者应该按照规范性的原则，对文字材料应按照统一规格装订，对照片要附纸粘贴，做好说明。对设计图等大幅面的纸张，可以装订缩印件，对磁盘、光盘、录音、录像等无法装订的原件，可以在档案中注明清单和内容简介，对原件专门保管。
４、有条件的单位应该制作数字化档案。在档案管理中虽然原始记录很重要，但是查阅不如电子文档方便、快捷。因此，无论从保护原始资料出发，还是从方便使用考虑，都应制作数字化档案。这样既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值。
总之，展览档案是博物馆档案中不可缺少的组成部分，建立健全完备、规范的展览档案是博物馆一项重要而有意义的工作。
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