二、藏品信息化建设带来的积极意义

    尽管资料的输入工作还没有彻底完成，但这套系统的积极意义还是有所显现。资料查找在电脑上轻松完成，可以更快捷地找到所需的文物。而且文物库房的管理人员也可以有更多的时间进行文物的保护、整理工作。通过系统的多分类查询，文物管理员可以更全面地掌握库存文物的情况。

    三、尚存在的不足之处

    由于这个系统最初设计时考虑不周全，在工作中不断发现新的问题需要解决，系统也不断进行修改，从２００１年１２月到现在进行的大大小小的修改不下２０次，到现在还是有不少问题需要改进。在进行软件开发设计工作时必须尽可能地考虑到使用的需要，并且不能只局限于现在而是要考虑到未来的需要。首先，必须尽可能面面俱到地将文物需要描述的各个方面及实际应用中的各种需要都考虑到，都纳入项目设计的范围之内，不仅有静态信息，还有动态信息。“广东革命历史博物馆文物藏品管理系统”最初考虑不周全，只考虑了设计最常用的项目，方便进行输入工作以及查看时的简洁。随着工作的深入，发现资料内容远远不能满足实际工作各种各样的需要。该系统下一步改进将是进行全面地修改，大幅度增加描述项目。关于项目设计，国家文物局下发的《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》已经给大家提供了一个相当不错的范本。

    其次，文物信息的个别项目内容是相当多的文字说明，在进行项目设计时必须为它们提供足够的空间，如鉴定意见、现状记录、复制记录等可能随着时间不断增加，流传经历、作者简介、注销原因等也可能有相当多的文字说明。

    再次，文物藏品的动态信息是我们了解文物现状的一个不可忽视的方面。文物是否在库、在何处展览、何时提取、复制、复原记录、何时回库等动态信息如设计时详加考虑，可以使我们更深入全面地了解文物情况，并为文物保护提供更详尽的数据。

    此外，文物照片是文物资料的重要组成部分，也是文物资料信息化必须重视的一个项目。应注意扫描方式的选择，底片扫描可以得到比照片扫描质量更高的图像。对于文物照片这一项目的设计，应该用多张图像完整地表现文物情况。另外，由于高质量照片的体积相当庞大，会给软件系统和电脑运行带来相当大的负担，因此在设计藏品系统时为了保证电脑正常运行，在藏品系统中没有必要使用这样大体积的图像文件，我们可以将高质量的图像文件转换成质量低而体积大大减少的图像文件以供系统使用。系统内的照片只是为了浏览这一基本用途，当要出版印刷或制作海报时就从刻录的光盘中提取高质量的照片来使用。

    某些藏品管理单据的输出，是我们在设计藏品系统时值得考虑的一项功能。我们在设计文物藏品管理系统时利用已输入数据库的文物资料信息，生成文物提取单据、文物退还单据、文物注销单据、文物修复或复制记录、文物展览清单等单据然后打印出来，就可以直接用来办理这些管理工作的手续。还有就是输出打印文物藏品卡片。比起完全的人手填写，这样节省不少的人力和时间。这一功能若再加以深入，就是文物藏品管理办公自动化的范畴了。

    信息检索、数据统计是文物藏品系统最基本、最重要的功能。在设计这一功能时必须做到方便、快速、简洁。这个功能不仅要适于专业人士使用，还要适于普通大众使用。还应注意藏品系统的某些信息，如存放位置、价格等，具有一定的保密性，不是完全对外公开的，在设计时我们应界定只有某些用户才能看到这些信息。检索及统计结果的输出打印，也不能忽视。“广东革命历史博物馆文物藏品管理系统”设计检索及统计结果可以用系统中设定的表格输出打印，还可以将数据输出到Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌ中，由用户根据自己的需要进行改动再进行打印输出。笔者觉得这样的设计相当不错。

    在通常情况下，博物馆都是集中办公的，因而要将文物软件系统设计成一个在局域网适用的软件并不是一个很难的事情。但对于某一些博物馆来说，就有些不同了。比如广东革命历史博物馆，存在分散办公的情况。各部门分散在广州近代史馆、广州起义纪念馆、黄埔军校旧址纪念馆三个地点办公，如果租用光纤来构筑局域网的话，费用过高。因此考虑建立一个网站，将馆内资源搬到网上供各部门使用，而且也可以提供给公众使用。目前，此方案正在研究中。

    现在整个文博系统都在进行信息化建设的探索，虽然各个单位的进程不尽相同，但随着时间的推移，在将来有可能出现一个相当完善的适合各类博物馆使用的软件系统，这样的系统也会在全国普遍推行，就会出现新旧软件系统更替的问题。这也是我们在进行信息化建设的摸索中不能忽视的一个方面。既要使新的软件系统能够很快地投入使用，更要使得以往在信息化建设的摸索中所进行的资料输入工作不会前功尽弃，我们在进行软件设计时就应注意到数据库的问题，应该令原有文物管理软件系统的数据库资料能够转换到新软件系统的数据库中。这也是在进行系统设计时要考虑到的一个重要因素。
    总之，当我们在进行文物管理软件的设计工作时，必须要尽量考虑周全，从使用的要求出发并兼顾未来发展的趋势去进行设计。当然，要设计一个完善的文物软件通常不会是一步到位，都是在工作中通过发现问题、解决问题才能日臻完善。