实际上建立准确的、完备的藏品档案是博物馆保护与运转藏品的基础。其中建立完备的藏品总帐是保护藏品、杜绝藏品流失的关键环节。一般地说，物品入藏博物馆要经过法律程序和科学整理程序，这两程序又是交叉的，其流程为原始登记、鉴定、总登记帐。原始登记（入馆凭证也称登记表和原始登记帐也称流水账）是法律程序的开始，是作为建立正式藏品帐的法律依据。鉴定是对入藏品进行科学整理程序的重要开端，也是科学编目的依据。藏品总登记帐是馆藏文物正式的法律文本，视为财产帐。西方国家称为藏品清单，意思是一样的。从程序上说，文物一进馆，博物馆就承担了保护它的法律责任，及至进入总登记帐后，文物就成了正式的馆藏品，从而决定了它作为馆藏品的法律上的身分，要处置它就要按法定程序进行。《国际博协职业道德准则》（准法律）对列入藏品清单的藏品的处置权作了非常细致的规定。要考虑到藏品处置富有“道德和法律上的责任以及博物馆在藏品保护方面所负担的公众信任”，因此在处置藏品上是很精心维护博物馆形象的，并按照有关处置权依法剔除文物的。

我国的实际情况比较糟。虽然早在１９８６年文化部就颁布了《博物馆藏品管理办法》，早在１９６４年国家文物局就印制了统一的总登记帐格式，多年来不断地进行专业培训，但这一工作至今做得并不好。许多博物馆至今未建立藏品总帐，有的以流水账代替，有的以分类账代替。有些顶级大馆号称馆藏多少多少万件，实际上相当大部分还在总登记帐外。如果没有进入总帐，藏品的身份没有到位怎么能得到保护呢？我亲眼看到有的省馆建国初期征集到的社建文物至今没有开箱！总帐外文物大