最原始的技术支撑。由于总账不能作为查询的工具，对于它的使用，必须经过主管领导的批准并办理使用手续，为了更好更便捷地开展工作，总账管理人员在完成这份份内工作的同时，可以根据本馆工作的实际需要，建立并完善除总登记账之外的其它辅账和副账，如文物出入库日记账、文物注销账、文物分类登记账等等。
在总账管理人员的职能中，这些份内工作的设定是明确而清晰的，但是这些工作只是总账管理人员日常工作中的一个重要方面，随着博物馆对外交流的范围日益广泛、社会教育功能的体现日趋深入，总账管理人员的另一方面工作即所谓的份外工作量也随之加大，它们主要是指围绕总登记账所展开的日常工作以外的其它工作，如对文物出入库、馆状况的监控，提供来馆文物交流展的单据与资料的管理等，这些工作主要围绕着博物馆专业档案的管理功能而展开，因此我们也可以称之为博物馆交流类专业档案的管理工作。之所以要将这一部分归入总账的管理职能范畴，是因为除了博物馆内陈列的本馆展品出入库状况需要在总账的日常管理职能中也有体现外，还承担着各级各类藏品档案的管理工作，随时督促库保人员在藏品档案上反映所有藏品的提用、修复、拍摄、鉴定等各种情况，这种独特的专业性档案管理明显区别于其它行政类的档案管理要求，它们具有更强的专业性。由于目前的大多数博物馆中，库保部门与各专业部门的职责可谓泾渭分明，陈列策划部门策划后交由各专业部门进行操作的各类展览往往涉及馆内、馆外的众多展品，尤其是引进类展览，在展览过程中产生的各类资料与档案比较零散，而陈列策划部门又不负有整理与管理的职责，因此经常造成全局性资料积累与统计的不便。而总账管理职能的延伸则恰好为这种管理提供了便利，同时在总账的日常管理中，其不定期产生文物管理情况简报的职责也要求包含这方面的信息内容，提供给各级领导及相关业务部门作为开展工作的依据。通过这一途径不仅可以加强库保部门与其它部门的信息流通与业务合作，另一方面还可以使总账室及时了解需更换的文物展品的操作情况与外来展品的借用期限等相关资料，及时提醒有关部门进行相关操作。
由于博物馆总账管理工作在整个博物馆工作流程中所处的特殊地位，它的份内工作主要与博物馆的基石一一藏品库房发生关系，并围绕着藏品而展开，而它的份外工作又直接与各相关专业部门形成联系，为各专业部门工作提供专业档案使用上的便捷与支持。因此，对于总账管理人员职能的设定，直接影响到博物馆在藏品与展品管理体制上的合理性。
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