博物馆藏品是国家非常宝贵的科学文化财富，在博物馆日常业务运作过程中，使用藏品有很多手续和保护方面的诸多严格要求。工作中为了文物安全考虑，都尽可能避免与实物接触，多用其照片替代。因此藏品照片（底片）资料使用率最高。它以数量多、增长快、流动性大的特点，在博物馆各类底片资料中始终占据核心地位。
但是由于以往管理思想的落后和技术手段所限，藏品底片整理存在着诸多问题。大家知道，在博物馆一件文物底片资料信息的最后完成，需要经过：对文物实物的研究→提取藏品实物→填写拍摄记录→拍摄→资料移交→底片样片信息的整理等一系列工作程序。一般会牵涉保管、陈列、摄影、资料等几个部门，中间环节多，底片文字著录信息常常有错误或不确切不全面的情况。甚至个别的记录只有藏品最简单的称谓，如：鼎、豆、壶、杯、等，这就给后期整理工作造成很多麻烦。因为同一类文物，有的形体大小相似，即使对藏品实物本身的辨别，还需专业人员来进行，且不要说拍摄成照片再去辨别了，难度更是可想而知。因此拍摄记录过于简单，整理中很容易将形体相似的东西弄混，出现张冠李戴的情况。有时为了搞明白一些含糊不清的底片内容，需要资料整理人员与藏品实物保管人员一起查阅拍摄时的出库记录或有关账目，反复核对实物方能明白。既费力费时，又劳民伤财，是极不可取的。另外，手工整理效率较低，差错率偏高，因此藏品底片资料整理任务常常有积压，工作比较忙乱。去年藏品信息化进程加快，藏品底片资料迅速成倍增加，原有问题更显突出。如何使这些资料能及时得到科学的整理，达到有效利用的目的，是博物馆资料管理中亟待解决的一个大问题。
我们认为，应将藏品底片资料的管理纳入藏品信息化系统之中，运用已输入的每件文物的规范文字信息来整理和著录这批新资料，是可行的，也是必要的，是信息共享和信息利用在
