标朱的主要作用是提示文件要点。行文者在事由，发文目的及文件的关键词语上加以圈点，使受文者在接到文件之后，对上级衙门的要求一目了然。清代的公文有固定的程式，哪个段落书写什么内容，用什么公文交代词领述，都有严格的规定，书吏等办文人员对此十分熟习。牌、票、札等下行文种到达受文衙门，有关办文人员只要看一下标朱，就能大体了解文件的主要内容，便于安排处理，避免貽误公事。

标朱的另一作用是防止在文件上作弊。牌、票，札各文种，文件正文结束之后，在文尾都要用朱笔画一较大的红钩，称为“勒”。或写“遵”、“速”、“空”等字。有了这个明显的标记，有人想在文件上加添内容，就不可能了。不过，清代公文都有固定的结束语，下行文的结束语通常由命令词和文种名称组成。如牌文用“火速火速。须至牌者。”“勿违。须牌。”票文用“速速。须至票者。”“速速。须票。”札文用“速速。特札。”速速。此札。”等等。其实，要在这些结束语之后再添內容已属困难，再加上标朱防弊，就显得过于烦琐了。

下行文各文种的标朱形式较为统一，通常的位置是：文件开头的事由句需要标朱，在“为某某事”的‘为’字右肩上标一较大的朱点。文件正文后半部，是提出要求部分。如果是牌文，这部分的开头写作“为此牌仰某某”，是票文，写“为此票仰某某”，札文则写作“为此仰官吏云云”等。在这些句子中的领述词“为此”的“为”字上也要标一朱点。文件结尾部分的一些要求特别注意的字句上，要画一朱圈。文件结尾处纸的空白部分，用朱笔草书一“遵”字或“速”字，它们既表示文件全文结束，又是命令词，有要求属下遵行或迅速办理的意思。至于“空”字，并没有其它含义，只说明以下是空白纸张了。在受文衙门“右牌仰某衙门准此”，“右札某衙门准此”等句上也须标朱。清初，牌文、票文中的受文衙门右侧是画一朱直。后来，朱直变为朱点。牌文、票文标在“仰”字的右肩上，；札文标在“札”字上。发文日期，标朱时用朱笔填写。牌文、票文作为凭证文件，纸面上都印有“限□日缴”字样。因为凭证文件有使用期限，要限日缴回，所限或当日，或二，三日以至几日不等，使用时临时用朱笔填写。发布命令，指示的票文、牌文，原件在受文单位存档，不再缴还给发文衙门，然而纸面上所印“限□日缴”字样仍然保留下来。由于已经失去实际意义，多数发文衙门在“限□日缴”的“限”与“日”之间的空格处点一个或两个朱点，表示此项注销。

下行文标朱，除了圈点、截止记号及日期外，有些文件的空白处还用红笔写一些字句或一段话，习惯上称这段话为，“朱标”。作为派遣官、吏执行任务凭证的兵票，火票，要求驿站或有关衙门为官差提供物资，车船、畜力、人役帮助，一些特殊要求，往往用朱笔写出，并说明做不到上述要求如何如何。尤其是为某一军事行动出具的兵票、火票，朱标的措词常常十分严厉。文件上的朱标，一般由行文者亲笔书写，或由高级幕僚代笔。文件写完之后，行文者觉得意思没有说透，或仍需作些补充，于是再用朱笔加写一段，进一步说明自己的看法和意见。朱标的文字一般都很流畅，较有文采，与正文中的刻板公文用语形成鲜明的对照。如清丁日昌《抚吴公牍》卷十五的《赣榆县于饬查积案空言申复再记过由》札文的朱标，就用简洁洗练而又幽默的语言，一针见血地指出地方官办事拖拉，推卸责任的腐败风气：“州县禀复策要文件，往往云饬承查办间，或云正在查复问。此皆劣慕传授宕字诀。现在做官须用实际，非宕字诀所能了事也。极知该令好静恶烦，本部院何忍过于哓渎。无如该县积案一日不清，则民困一日不苏，有相因而至之势，是以不得已而屡渎清听耳。人贵自立，但须振作精神，岂有办不了的事。免之望之。放下屠刀，立地成佛，切勿仍为劣幕蠹阍所愚弄而不觉也。”文中的“宕字诀”，以后成为办事拖拉而又寻找借口开脱的特定语汇。

  清代著名官员丁日昌的幕僚林达泉，辑丁日昌在江苏巡抚任内的公文集《抚吴公牍》时，为朱标拟标题为“加标”，意思是附加的朱标。在文件中起补充作用，但它的内容有时比文件本身更为重要。因此，当时的办文人员接到上级来文，一般是先看朱标的。

下行文标朱，无论是圈点、日期，还是朱标，目的都是为引起受文者的注意。在封建社会，上级衙门地位尊崇，在文件上当然不能有表示提示的标朱。

（资料来源：《档案学通讯》1990年第6期）