日本外务省的文书，主要是“外务省记录”，它是自明治初年到第二次世界大战结束期间关于日本外交活动的记录。按照分类方法的不同，明治、大正时期的记录称为“旧记录”，昭和战前期的记录称为“新记录”。（注：《〈外务省记录〉につぃて》，外务省外交史料馆编：《外交史料馆所蔵　外务省记录目录　戦前期》第2卷(昭和戦前篇)，东京，原书房1992年版。）这些重要文书，在外务省1923年3月建成的钢筋混凝土结构的四层书库里，一直得到很好的保护。1923年8月的关东大地震、1942年1月的外务省大火灾，以及1945年5月的东京大空袭期间，该书库内的记录文书都没有受到很大的损害。（注：臼井胜美：《外务省记录と〈日本外交文书〉》，《みすず》第200号，1976年9—10月，第54页。）
    但是，1945年8月15日，日本宣布投降的前后，上述文书却遭到了一次最大的人为的焚毁。
    8月7日，在距离投降还有一周时间的时候，外务省做出了“烧毁记录”的重大决定。同日，外务省召开了以外务次官松本俊一为首的干部会议，拟定了《关于外务省文书的处理方针及设置临时外务省文书委员会的文件》；同日，外相东乡茂德对于该文件予以裁定。（注：外务省百年史编纂委员会编：《外务省の百年》下卷，东京，原书房1979年再版，第1295—1297页。）
    关于外务省文书的处理方针，决定如下：
    一、记录文书中，根据内容、需要绝对防止委诸第三者的文书，迅速予以挑选，然后在任何情况下，都要优先转移到有充裕时间的地方，进行保管；情况更加紧张之时，则予以烧毁。为了达到上述目的，要迅速选定适当的场所。
    二、用毕或不要的文书，即刻废弃。
    三、不属于上述一、二的重要文书，隐蔽于现在的疏散地方，务求全面保护；根据事态变化，予以烧毁(注)。
    四、关于条约原本等作为国际关系基础的文书，如果可能，也按照上述办法处理。
    五、未整理的资料，由有关局课合作，迅速处理。
    六、电报稿，特别为了保护旧暗号的机密之目的，需要个别处理。
    七、文书课暂时保管的天皇亲书及玉照，迅速归还宫内省。
    为了迅速且无遗憾地实施上述文书的处理(多数要动用外务省义勇队)，设立以外务次官为委员长的临时外务省文书委员会，详如另纸。
    (注)外务省记录文书，不管其内容如何，在任何情况下，都不要委诸第三者利用。然而，现在文书的数量，本省内藏有约三万五千卷、疏散于各地者约四万卷，将其转移到其他场所，依目前的运送力量，实际上不可能。

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