李约瑟早先就认定，他的探险活动——当然包括这第一次，他从地图上知道这将是一场漫长的探险活动，需要经过诸多的艰难险阻——将乘坐一辆简易、性能可靠并可跋山涉水的车来完成。经过几天的检查车胎，他最后挑选了一辆土黄色的2.5吨的雪佛兰卡车——一辆改造过的帆布顶美国救护车，皇家空军很不情愿地从车库借出了这部车。然后他雇佣了一个广东司机邝威，李约瑟很喜欢他，邝威还答应兼做机械师。

根据李约瑟的指示——用英语作出的，由于探险队成员分别来自伦敦、广州和马六甲，讲3种不同的语言，于是决定用英文作为交流的通用语——邝威在卡车的车门和车身两边漆上硕大的白色英文字“Sino-British Science Cooperation Office”和中文的“中英科学合作馆”。另外，李约瑟还在车头灯旁安装了两个小小的旗孔:一个挂着英国国旗，另一个则挂着国民党的青天白日满地红的国旗(虽然他和重庆的中国共产党关系很好，但是李约瑟认为悬挂有锤子、镰刀和红星的旗帜是轻率无礼的表现。作为正式委派到蒋介石国民党政府的外交官，这是一次官方性质的冒险活动)。旗帜能够表明他的身份，可减少敌人或朋友可能存在的任何怀疑。旅途中他们很可能遇到敌人，因为日本散兵或横空扫射的战机经常突然出现在最难以预料的地方。李约瑟认为，他们是否表明这个使团纯粹的科学研究目的，将是一件生死攸关的大事。

接着，这个团队开始装车。首先装的是他们要派送的物资，然后是他们的必备物品——几桶燃料(每桶45加仑)、所有能想到的工具和可能需要的零部件、行军床、普里默斯炉、长绳以及凡是自尊的英国人到偏远地方旅行无不随身携带的油布和几块锡纸。此外，还有大量的罐头食品。

现在唯一需准备的是必要的通行证:必须获得9个不同机构的授权书——外交部、交通局、边防总部以及其他中国官僚部门。同时，还有几十张照片要送到各个警察局和签证办公室去鉴定再鉴定，这个过程花了李约瑟好几天的工夫，使他非常恼火。不过，他们终于在8月第一周最后一天——带着一大捆盖有官印、条形章、签名的保证书、证明书和经由外交渠道获得的官方文件——整装待发了。

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