，保正交予牌长，牌长发给各户门牌纸，令其将户口详情填记而张贴门上。牌册由各户填记交予甲长，甲长将十牌名册汇编而制成循环两册，由保正转呈县府。县府对照之后，将循册保存，环册则发还甲长保存。若户口变动时，牌长应改填环册，定期(约每季一次)将修改的环册由保正转县，同时将循册带回。循册改正送县后再将环册携回，如此循环应用[9]294-295。
保正、甲长、牌头一般由当地民众公举，报县官点充。其任职资格为诚实、识字、有身家。上述职务，限年更代，轮流充任，以均劳逸。实际任斯职者多为普通中等民人，尤其是甲长、牌头。乡保和牌甲人役均要向县衙递交保状，并要有保证人一同画押[10]。而乡保更是须定期赴县衙述职，即“点卯”。各府厅州县保甲事务，其指挥监督之责，由州县官掌之，而按察使总其成[11]25-26。可见，保甲制度确为官治行政在基层社会的延伸，承载着封建国家管制基层社会的重要职能。保正、甲长、牌头虽不是在编官吏，不领官俸，但却是“在官人役”，“以供县吏之役使，”其虽“流品卑低，并不齿于齐民”[12]，但却受到统治者的重视，日趋职役化。时人言保甲制之重要性有称：“保甲之设，所以使天下之州县，复分其治也。州县之地广，广则吏之耳目有不及，其民众，众则行之善恶有未详，保长甲长之所统，地近而人寡，其耳目无不照，善恶无所匿，从而闻于州县，平其是非，则里党得治，而州县亦无不得其治……天下无一家一人不治焉。”[13]
按一定数量编组民户，在中国由来已久，代代而有。西周即行比闾族党之六乡及六遂制。商鞅变法，励行什伍连坐
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