明代史馆隶属翰林院，因此修史虽然是各衙协作，具体管理仍由翰林院实施。据黄佐《翰林记·修书升赏》载，每次史书修成后的奖励和升擢，都是吏部根据翰林院开报的名单“具题请旨”的，反映了翰林院在史馆修史中具体组织的地位。翰林院学士常兼副总裁，凡“纂修实录、玉牒、史志诸书，编纂六曹章奏，皆奉敕而统承之”，同时负责史馆平时的日常管理工作。史馆的管理制度包括人事、供给、门禁、考勤，修纂和奖惩等等。

    第一，人事制度。明代史馆的人事制度是一种松散而临时的制度。它依据开馆修纂的需要而组织人力，搭建班子，一旦史书修竣，修纂集体便告解散。史馆自身没有人事权，监修、正副总裁等由皇帝钦命，纂修官以下的史官，有时出自钦命，但一般是由内阁提出人选。据《大明会典·翰林院》载：“凡修实录、史志等书，内阁官充总裁，本院（翰林院）学士等充副总裁，皆出钦命。纂修从内阁于本院及詹事府、春坊、司经局官内具名题请，誊录、催纂，制敕诰敕房官皆预。”入居史馆的史官，分三个层次，第一层次以翰林院的修撰、编修和检讨等法定史官为核心，扩及翰林院内的所有官员。事实上，翰林院内部虽有一定的分工，但分工并不明确，正如陆容《菽园杂记》所说的那样，翰林院“官名虽异，然皆不分职。史官皆领讲读，讲读官亦领史事”。那些作为法定史官的修撰、编修和检讨，常兼司他职，如“经筵充展卷官，乡试充考试官，会试充同考官，殿试充收卷官”等等（注：《明史》卷七十三，《职官志二·翰林院》。）；而那些并非史职的翰林院学士、侍讲学士、侍读学士、侍讲、侍读等，一旦史馆运转，也责无旁贷地加入史书的修撰之中。第二个层次是与翰林院相关的在京政府机构的官员，如詹事府、春坊、国子监、司经局、光禄寺、太常寺、大理寺等各衙门的官员，每临修史，也常被征调入馆。第三个层次是外地官员，如知州、知县、王府官员等，也曾于开馆时被征入馆中。这一层次的史官不稳定，早期较多，后期较少。正如焦竑在《修史四事》所说的那样，“国初修书，多招四方文学之士，不拘一途”。虽然史馆实际上的负责人是担任副总裁的翰林院学士，但人事权却在内阁。内阁辅臣挂名总裁，较少直接处理史馆事务，但史馆的人事变动却一直由他们掌握。一般而言，参与史书尤其是实录修纂的人员，在书成之后，都会得到升擢和赏赐，因此，史馆修纂人员的调入，常常成为内阁大臣扶植亲信的机会。他们“各荐所知”，不顾才质，结果有时举荐的史官非老即病，或入馆“经宿而死”，被人讥为：“生老病死苦，史馆备矣。”（注：尹直：《謇斋琐缀录》卷二。）史馆人员，除监修、正副总裁以原职兼任外，其他人员自到馆之日起，即由原衙开缺，以原品级在史馆供职，由史馆分配修史任务。史馆虽无权升降在馆人员的官职，但可以向其所属衙署提供考勤、考绩情况和参考意见，以间接影响其地位的升沉。

    由于史馆没有人事调动及升降权，因此造成了一些运作弊端。根据史馆操作的实际步骤，一些史官可以在修纂后期再征召入馆，以避免人员浪费，但由于入馆人员事先已由内阁决定，史馆对此无可奈何。焦竑曾针对这一现象指出：“至史馆两房中书，本供缮写。今始事之日，方翻阅遗文，搜讨故实。下笔之期，茫无影响，誊录之官，安所用之？似当暂为停止，俟他日脱稿之后，经总裁改定，方可取用，量为资给，不但冗费可裁，而亦侥倖少抑。”（注：焦竑：《修史四事》，《春明梦

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