无论财产庞大与否，苏州会馆公所专属建筑物的存在以及经常性经费收入，使这种商人团体拥有不动产契据，如何管理这些房产契据？是会馆公所要面对的问题。同时，无论是不定期的维修建筑物或是定期举办集体活动，会馆公所也要累积经费，这些都基本来自商人成员的志愿捐款，即使政府官员出面，也不能强迫商人捐款给会馆公所。苏州会馆公所常见的捐款方式，可分乐捐、抽捐与入会费三种；捐款商人既包括个别商人，也有某些“商帮”。无论采用个别或是集体的哪一种捐款，有了这些经费收入，才能支付会馆公所建筑物的兴修费用，并且举办包含交易服务在内的各种经济与非经济性质集体活动。基于管理这些契据与金钱的需要，会馆公所也开始出现收取捐款、缴纳会费以及选举管理人等管理公产所需的组织章程。
虽然会馆公所可举办包含提供交易服务在内的各种集体活动，对成员提供经营商业、宗教信仰所需，或是提供义冢、临时救济。但是，每个商人总不会无时无刻地使用到这些服务，而会馆公所累积的财产却总是摆放在某人某处，如何相信实际主导会馆公所日常事务、收支经费与暂存财产契据的商人不会挪用或是亏空“公产、公款”？想必也是捐款商人必然关心的事。因此，会馆公所对于管理房地产契据以及征收、使用捐款的管理办法愈明确，商人成员才能安心持续捐款，会馆公所商人团体也才能存续运作。随着时间演进，苏州会馆公所对内发展出推选“董事、司年、司月”代理负责的组织规章，对外则形成向地方政府申请“立案”的司法运作实务。
从现存会馆公所组织规章看，无论是在捐款办法、房契公积金管理方式，以及董事、司年、司月推选办法等方面，呈显出一套大致相同的组织规章。由会馆公所商人所推选出来的“董事、司年、司月”，既主导举办各种集体活动，也负责管理建筑物契据和公积金款项。乾隆四十九年（1784）纪录的“潮州会馆”组织规章是：“延请董事经理，三年一更，七邑轮举。一应存馆契据，递交董事收执。先后更替，照簿点交，永为定例”。[48]
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